Gebruiksplan ‘t Venster

Hier vind u het gebruiksplan van Hervormde gemeente ‘t Venster te Lekkerkerk.

U kunt het gebruiksplan ook hier downloaden:

Gebruiksplan 't Venster nov 2020

Inleiding

Het ‘Gebruiksplan ‘t Venster’ is een protocol waarin vastgelegd is op welke manier we de komende tijd gebruik gaan maken van ’t Venster. Het is een verplicht document waarin de regelgeving van het RIVM en de PKN toegepast is op onze situatie. Deze regelgeving verandert voortdurend, en daarom zal dit gebruiksplan in de toekomst regelmatig verandering ondergaan. We zullen de komende tijd beperkingen blijven ondervinden. Ondertussen zijn we dankbaar dat de verkondiging de afgelopen maanden door mocht gaan. We proberen u zo goed mogelijk op de hoogte te houden via zondagse mededelingen, nieuwsbrieven en internet. Dit gebruiksplan ligt ter inzage op de balie in ’t Venster en is te vinden op de website.

Het gebruiksplan zoals dat nu voor u ligt (versie 7) is bedoeld voor de maanden november 2020 t/m april 2021. We willen u vragen de regels in acht te nemen en dankbaar gebruik te maken van de mogelijkheden die God ons geeft.

Inhoud             

1. Kerkdiensten 
1.1 Zondagse erediensten
1.2 Doopdiensten en doopgesprek
1.3 Avondmaalsdiensten, bezinning en Censura Morum
1.4 Belijdenisdienst en aannemingsavond
1.5 Eeuwigheidszondag
1.6 Bid- en dankdagen
1.7 Rouw- en trouwdiensten
1.8 Zingen
1.9 Crèche
1.10 Coördinatie
1.11 EHBO/BHV
1.12 Collecten
1.13 Kwetsbare groepen en ouderen, kerkauto
2. Schoonmaak en hygiënemaatregelen
2.1 Het algemene protocol
2.2 Schoonmaak
2.3 Toiletgebruik   
2.4 Ongepland gebruik ’t Venster   
2.5 Schoonmaak orgel en video- en geluidsinstallatie  
3. Catechese              
4. Jeugdwerk, VBW en muziekgroep
5. Kringen en verenigingen, ouderenmiddag
6. Vergaderingen, organen van bijstand, verkoping, gemeentedag enz.
7. Pastoraat en bezoekwerk  
8. Ambtsdragersverkiezingen  
9. Gebruik van ’t Venster door derden, verhuur  
9.1 Zondagsschool ‘De Werf’                 
9.2 Catechese ‘Op weg met de ander’          
9.3 Bloedprikken   
9.4 Driestar   
10. Ten slotte  
Bijlage 1: Protocol jeugdactiviteiten in coronatijd



Gebruiksplan ’t Venster (versie 6, vastgesteld op 9 september 2020)

  1. Kerkdiensten
    Voor de komende periode geldt de algemene regel dat het aantal personen dat in ’t Venster aanwezig mag zijn zal afhangen van de fase waar de pandemie zich in bevindt. De kerkenraad stelt dit aantal vast overwegende de actualiteit en de adviezen van RIVM en PKN. De gemeente wordt via de gebruikelijke kanalen op de hoogte gebracht, aantallen worden gemeld exclusief medewerkers (voorganger, ouderling van dienst, diaken, koster, organist, coördinator en hulpverleners). Het gebruikelijke afstands- en hygiëneprotocol is steeds van kracht.

1.1 Zondagse erediensten
Voor de zondagse erediensten zullen gemeenteleden roulerend uitgenodigd worden via het platform ‘Kerktijd.nl’. Gemeenteleden die hier gebruik van willen maken dienen zich op dit platform per pastorale eenheid te registreren. Voor degenen die niet beschikken over email is er een coördinator aangesteld. Reguliere diensten zullen worden afgewisseld met bijzondere diensten zoals genoemd onder 1.2 t/m 1.7, waarbij mogelijk op een andere wijze wordt uitgenodigd.

1.2 Doopdiensten en doopgesprek
In overleg met de doopouders zal het moment en de wijze waarop het doopgesprek plaatsvindt afgesproken worden. Voor de doopdienst kunnen de doopouders genodigden meenemen, met inachtneming van de aantallen. De doophandeling zal op de gebruikelijke wijze plaatsvinden nadat de dominee de handen ontsmet heeft. Het toezingen van de zegen uit Psalm 134 kan niet op de gebruikelijke wijze. De dominee spreekt de woorden van Psalm 134: 3 uit over dopeling en doopouders.

1.3 Avondmaalsdiensten, bezinning en Censura Morum
De bezinningsavond voorafgaand aan het Heilig Avondmaal kan plaatsvinden in de kerkzaal en uitgezonden worden via internet en kerktelefoon. Censura Morum kan op de gebruikelijke wijze gehouden worden. Er is een draaiboek opgesteld waarin de wijze waarop het Avondmaal gevierd zal worden gedetailleerd beschreven is. De wijze waarop voor de avondmaalszondag wordt uitgenodigd zal per keer bepaald en beschreven worden in het draaiboek. De bediening zal gedurende twee diensten plaatsvinden. De bediening tijdens de ochtenddienst zal aan het einde van de dienst gehouden worden, de lezing van het slot van het formulier zal uitgesteld worden naar de avond. De bediening tijdens de avonddienst zal aan het begin van de dienst gehouden worden, waarna het Avondmaal afgesloten zal worden met het vervolg van het formulier. Op deze wijze ontstaat één viering, verdeeld over twee diensten. Tijdens de avonddienst zal er nabetrachting en dankzegging plaatsvinden.

1.4 Belijdenisdienst en aannemingsavond
De belijdenisdienst en aannemingsavond zullen gepland worden in overleg met de belijdeniscatechisanten.

1.5 Eeuwigheidszondag
Op Eeuwigheidszondag worden de rouwdragende families uitgenodigd voor de dienst waarin de namen van de overledenen genoemd worden, resterende plaatsen kunnen worden opgevuld via het platform ‘kerktijd.nl’.

1.6 Bid- en dankdagen
Op bid- en dankdagen zal de middagdienst vooral gericht zijn op de kinderen. De wijze waarop zij worden uitgenodigd zal per keer bepaald worden. Voor de avonddienst zullen gemeenteleden uitgenodigd worden via het platform ‘kerktijd.nl’.

1.7 Rouw- en trouwdiensten
Rouw- en trouwdiensten zullen alleen met genodigden gehouden worden.

1.8 Zingen tijdens de eredienst
Sinds 12 juli kan er door een beperkt aantal aanwezigen weer gezongen worden. Totdat er meer ruimte voor samenzang komt kan slechts door de aanwezigen op de eerste rij gezongen worden. Voor de eerste rij wordt een vrije ruimte van 5 meter gehandhaafd. Tijdens Avondmaalsdiensten zal er pas gezongen kunnen worden na de laatste tafelgang.

1.9 Crèche
Er zal op de gebruikelijke momenten crèche gehouden worden. Het brengen en ophalen van de kinderen zal door één ouder per gezin gedaan worden. De coördinator vraagt de ouders 1,5 meter afstand tot elkaar te bewaren. Bij het verlaten van de kerkzaal vragen we de ouders die kinderen uit de crèche gaan ophalen gebruik te maken van de achterste klapdeuren van de kerkzaal. De BHV’er die dienst heeft zal het ophalen uit de crèche coördineren. Wanneer ouders hun kinderen opgehaald hebben verlaten zij de crèchezaal via de nooduitgang. Zie ook bijlage 1.

1.10 Coördinatie
Bij de ingang zal een coördinator aanwezig zijn om de kerkgangers te verwelkomen en aanwijzingen te geven. De coördinator is een kerkenraadslid dat volgens een rooster aangewezen zal worden. Bij binnenkomst desinfecteren de bezoekers hun handen. De jassen worden niet opgehangen, maar meegenomen de kerkzaal in.
In de kerkzaal zal de koster indien nodig de bezoekers begeleiden bij het zoeken van een plaats.
Huisgenoten mogen bij elkaar zitten.
Het verlaten van de kerkzaal wordt gecoördineerd door de koster.
Bij het verlaten van de kerkzaal maken de bezoekers gebruik van de voorste klapdeuren.
Ouders die kinderen uit de crèche gaan ophalen maken gebruik van de achterste klapdeuren. Dit wordt gecoördineerd door de BHV’er.

1.11 EHBO/BHV
De EHBO/BHV heeft een protocol voor het geval ze in actie moeten komen. In voorkomende gevallen kan door de EHBO/BHV assistentie gevraagd worden van kerkenraadsleden of omstanders.
De BHV’er coördineert bij het verlaten van de kerkzaal de ouders die hun kind ophalen uit de crèche.

1.12 Collecten
De digitale collecte blijft gehandhaafd en de voorkeursmethode. Daarnaast hebben de bezoekers de mogelijkheid hun gaven te geven via collectezakken bij de uitgang, bij de voorste klapdeuren. Ook de busjes voor de zending kunnen gebruikt worden.

1.13 Kwetsbare groepen en ouderen, kerkauto
Kwetsbare groepen zal niet langer gevraagd worden thuis te blijven. We wijzen erop dat de overheid aanraadt om extra voorzichtig te zijn, maar geven iedereen de mogelijkheid om naar eigen inschatting naar de dienst in ’t Venster te komen. Met inachtneming van de regels opgesteld door het RIVM is het gebruik van de kerkauto mogelijk.

2. Schoonmaak en hygiënemaatregelen
2.1 Het algemene protocol:
2.1.1 Blijf thuis indien u last heeft van verkoudheid, keelpijn, luchtweginfectie, hoesten, niezen, koorts of griepverschijnselen.
2.1.2 Houdt u aan de quarantainevoorschriften van het RIVM.
2.1.3 Houdt 1,5 meter afstand tot elkaar
2.1.4 Voor iedereen van 13 jaar en ouder adviseren we het dragen van een mondkapje tijdens verplaatsingen.
2.1.5 Ontsmet uw handen bij binnenkomst, bij overgevoeligheid voor desinfectiemiddelen kunt u zelf maatregelen te nemen.
2.1.6 Volg de aanwijzingen van coördinator en koster op

2.2 Schoonmaak
Na elk gebruik zal ’t Venster (of de betreffende ruimten) schoongemaakt en geventileerd moeten worden. Dit geldt voor sanitair, deurknoppen en kraanknoppen, gebruikte lessenaars, lichtschakelaars, tafels en armleuningen. De coördinatie hiervan zal geregeld worden door de gastvrouwen. Er is een lijst waarop de schoonmaak van alle ruimten bijgehouden wordt. De schoonmaak zal afgestemd worden op het geplande gebruik van ’t Venster (roosters en agenda).

2.3 Toiletgebruik
Er zal slechts één toilet beschikbaar zijn. Het invalidentoilet is gereserveerd voor gebruik tijdens de erediensten en andere activiteiten. Het toilet zal na iedere dienst of activiteit schoongemaakt moeten worden. De schoonmaak zal geregistreerd worden op de lijst genoemd in paragraaf 2.2. De zondagsschool zal gebruik maken van de dames- en herentoiletten.

2.4 Ongepland gebruik ‘t Venster
Er is een lijst waarop het ongeplande gebruik van ’t Venster bijgehouden wordt.
Wanneer er ongepland gebruik gemaakt wordt van (één van) de ruimten in ’t Venster dient dit door de betreffende sleutelhouder aangegeven te worden op deze lijst. Tevens dient dit te worden doorgegeven aan de gastvrouw die op de lijst vermeld staat.

2.5 Schoonmaak orgel en video- en geluidsinstallatie
De schoonmaak van het orgel en de orgelbank zal aan de organisten overgelaten worden.
De schoonmaak van de video- en geluidsinstallatie zal aan de kosters overgelaten worden.

3. Catechese
De catechese kan op de gebruikelijke avonden doorgang vinden. Tijdens catechese kan er niet gezongen worden. Voor de gedragsregels per leeftijdscategorie volgen wij het ‘protocol jeugdactiviteiten in coronatijd’, dat als bijlage is toegevoegd. (bijlage 1)

4. Jeugdwerk
Kinderen tot 12 jaar mogen met elkaar zingen. Voor 12 jaar en ouder geldt dat er niet gezongen kan worden. Voor de gedragsregels per leeftijdscategorie volgen wij het ‘protocol jeugdactiviteiten in coronatijd’, dat als bijlage is toegevoegd. (bijlage 1)
4.1 Opening en afsluiting van het seizoen
Opening en afsluiting van het seizoen bij voorkeur buiten laten plaatsvinden.
4.2 Clubwerk
Er is een rooster opgesteld voor het gebruik van ’t Venster. Het gebruik van de zalen wordt in het rooster aangegeven, en is bindend. De aanvangstijden zijn zo gepland dat groepen elkaar niet kruisen in de hal van ’t Venster. De activiteiten dienen volledig plaats te vinden in de aangewezen ruimte, er kan geen gebruik gemaakt worden van de hal voor het houden van pauze of andere activiteiten.
4.3 Vakantie Bijbelweek
De VBW reserveert ’t Venster ruim van te voren voor activiteiten. Om te voldoen aan de regels zijn in het ‘protocol jeugdactiviteiten in coronatijd’ een aantal bepalingen voor de VBW opgenomen, zie bijlage1.
4.4 Muziekgroep
De muziekgroep maakt voorlopig gebruik van alternatieve locaties.

5. Kringen en verenigingen
Er is een rooster opgesteld voor het gebruik van ’t Venster. Het gebruik van de zalen wordt in het rooster aangegeven, en is bindend. De aanvangstijden zijn zo gepland dat groepen elkaar niet kruisen in de hal van ’t Venster. De activiteiten dienen volledig plaats te vinden in de aangewezen ruimte, er kan geen gebruik gemaakt worden van de hal voor het houden van pauze of andere activiteiten. Op de toegangsdeur naar elke ruimte is aangegeven hoeveel volwassenen er maximaal gebruik kunnen maken van de betreffende ruimte. Voor jongeren van 12 jaar en ouder en voor volwassenen geldt dat er niet gezongen kan worden.
5.1 Ouderenmiddag en uitje
Er wordt later een besluit genomen over de Kerstviering en hervatten van de activiteiten.

6. Vergaderingen, organen van bijstand, verkoping, gemeentedag enz.
Voor alle vergaderingen die normaal gesproken in ’t Venster plaatsvinden geldt: Werk zoveel mogelijk vanuit huis. Voor andere bijeenkomsten waar veel mensen op afkomen, zoals gemeentedagen, verkoopdagen en acties geldt dat ze tot nader besluit niet gehouden zullen worden.

7. Pastoraat en bezoekwerk
Voor het pastoraat en bezoekwerk geldt: In overleg met betrokkenen en met inachtneming van de algemene maatregelen kunnen er bezoeken afgelegd worden, zoveel mogelijk door één persoon. Er kan ook voor telefonisch contact gekozen worden.

8. Ambtsdragersverkiezingen
De afspraken zoals gemaakt tijdens kerkenraadsvergadering 6-2020 kunnen gehandhaafd blijven voor komende ambtsdragersverkiezingen.

9. Gebruik van ’t Venster door derden, verhuur
Voor alle activiteiten die in ’t Venster plaatsvinden waarbij kinderen of jongeren betrokken zijn gelden de gedragsregels volgens het ‘protocol jeugdactiviteiten in coronatijd’, zie bijlage 1.
Als algemene regel geldt dat ’t Venster tot nader besluit niet verhuurd of door derden gebruikt zal worden. Er worden 4 uitzonderingen op deze regel gemaakt:
9.1 Zondagsschool
Zondagsschool ‘De Werf’ kan gebruik maken van ’t Venster, met uitzondering van de zondagen waarop het Heilig Avondmaal bediend wordt. Er zijn afspraken gemaakt met beheer. Er kan gebruik worden gemaakt van de aangewezen plaatsen en stoelen in ’t Venster, na afloop wordt alles weer teruggezet zoals het werd aangetroffen. De zondagsschool kan gebruikmaken van de dames- en herentoiletgroep. Zij zullen zelf zorgdragen voor de schoonmaak na afloop, zie paragraaf 2.2.
9.2 Catechese ‘Op weg met de ander’
Er is een rooster opgesteld. De aanvangstijden zijn zo gepland dat groepen elkaar niet kruisen in de hal van ’t Venster. De activiteiten dienen volledig plaats te vinden in de aangewezen ruimte, er kan geen gebruik gemaakt worden van de hal voor het houden van pauze of andere activiteiten. Zie ook paragraaf 3 en bijlage 1
9.3 Bloedprikken
Momenteel wordt ‘t Venster niet gebruikt voor bloedafname. Indien nodig kunnen eerder gemaakte afspraken opnieuw gehandhaafd worden.
9.4 Driestar
In voorkomende gevallen zal overleg plaatsvinden met beheer.

10. Ten slotte
Voor alle omstandigheden waarin dit protocol niet voorziet vragen we u uw gezonde verstand te gebruiken en de algemene maatregelen in acht te nemen. In voorkomende gevallen kunt u contact opnemen met de kerkenraad. We hopen en bidden dat we spoedig weer terug kunnen naar een situatie waar we zonder beperkingen erediensten en gemeente-activiteiten in ’t Venster kunnen houden.

Bijlage 1: Protocol jeugdactiviteiten in coronatijd

Inleiding
Het protocol jeugdactiviteiten in coronatijd is overgenomen van de website ‘jongprotestant’ van de PKN, en aangepast aan de situatie in ’t Venster. Het beschrijft de algemene gedragsregels ingedeeld naar leeftijdscategorie, die worden gevolgd bij alle activiteiten waar kinderen en/of jongeren bij betrokken zijn. Het is als bijlage toegevoegd aan het gebruiksplan.

Oppasdienst: 0-4 jarigen (crèche)
Breng- en haalmomenten, contact met ouders:
• Organiseer de breng- en haalmomenten van kinderen zo dat het mogelijk is om 1,5 meter afstand te houden tussen volwassenen.
• Laat kinderen door één volwassene brengen, dus zonder extra volwassenen of kinderen, die daar geen opvang gebruiken.
• Haal- en brengmomenten zijn kort. Informatie over een kind kan bijvoorbeeld via de digitale weg of telefonisch, om dit niet uitgebreid te hoeven bespreken tijdens het brengen en halen.
• Beperk het contact tussen kinderen uit verschillende groepen, tussen kinderen en ouders en tussen ouders onderling zoveel mogelijk.
• Denk hierbij aan:
o Maximum aantal ouders tegelijk naar binnen.
o Het aanbrengen van lijnen (of andere afbakening) waarachter ouders moeten wachten.

Tijdens de opvang:
• Tussen vrijwilligers en kinderen is het niet nodig om 1,5 meter afstand in acht te nemen.
• Jonge kinderen zijn vaak verkouden, daarom mogen kinderen van 0 tot 4 jaar en kinderen in groep 1 of 2 van de basisschool ook met een neusverkoudheid naar de oppasdienst.
• Als een kind elk jaar hooikoorts heeft of chronisch verkouden is, dan is dit bekend bij de ouder(s) van het kind. Het kind mag dan gewoon naar de oppasdienst. Neem bij twijfel contact op met de ouder(s).
• Zorg dat de ruimte waar de opvang plaatsvindt het toelaat om 1,5 meter afstand te bewaren tussen volwassenen.

Jeugdwerk: 4-12 jarigen (kinderclub, jongens- en meisjesclub, zondagsschool, VBW)
Breng- en haalmomenten, contact met ouders:
• Organiseer de breng- en haalmomenten van kinderen zo dat het mogelijk is om 1,5 meter afstand te houden tussen volwassenen.
• Laat kinderen door één volwassene halen of brengen, dus zonder extra volwassenen of kinderen, die daar geen opvang gebruiken.
• Haal- en brengmomenten zijn kort. Informatie over een kind kan bijvoorbeeld via de digitale weg of telefonisch om dit niet uitgebreid te hoeven bespreken tijdens het brengen en halen.
• Beperk het contact tussen kinderen uit verschillende groepen, tussen kinderen en volwassenen en tussen ouders onderling zoveel mogelijk. Denk hierbij aan:
o In etappes brengen van kinderen en/of maximum aantal ouders tegelijk naar binnen.
o Het aanbrengen van lijnen (of andere afbakening) waarachter ouders moeten wachten.
o Kinderen onder begeleiding van de vrijwilliger buiten laten ophalen.
o Let op dat ouders (buiten) ook 1,5 meter afstand houden.

• Aanvulling wat betreft de VBW:
Kinderen moeten online eerst worden aangemeld, opgeven wanneer ze komen en contactgegevens achterlaten. Na het opgeven krijgen ze de gedragsregels rondom het Corona protocol doorgestuurd (via www.hetvensteropen.nl).  Ouders brengen hun kinderen tot aan de parkeerplaats, daar staat iemand van de leiding de kinderen op te wachten. Ouders mogen niet naar binnen.

Tijdens de activiteit:
• Tussen vrijwilligers en kinderen moet zo veel mogelijk 1,5 meter afstand bewaard worden.
• Als een kind elk jaar hooikoorts heeft of chronisch verkouden is, dan is dit bekend bij de ouder(s) van het kind. Het kind mag dan gewoon naar de bijeenkomst van de club. Neem bij twijfel contact op met de ouder(s). (Als het kind ook andere COVID-19 klachten heeft zoals koorts, of als één of meerdere huisgenoten van het kind koorts of benauwdheidsklachten hebben, dient het kind thuis te blijven.)
• Kinderen onder de 12 jaar mogen samen zingen.
• Zorg dat de binnen- en/of buitenruimte waar de activiteit plaatsvindt het toelaat om 1,5 meter afstand te bewaren tussen volwassenen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inrichting van de ruimte of door activiteiten in groepjes (onder begeleiding van 1 vrijwilliger) te doen.
• Aanvulling wat betreft de VBW:
We werken met zo min mogelijk volwassen begeleiding, we hebben onze activiteiten hierop drastisch aangepast. We volgen de richtlijnen van het RIVM en mocht dit nodig zijn dan zullen de volwassenen mondkapjes dragen. 

Jeugdwerk: 12-17 jarigen (tienerclub, JV-activiteiten, catechesegroepen)
Breng- en haalmomenten, contact met ouders:
• Laat indien mogelijk, de jongeren zelfstandig naar de activiteit komen
• Organiseer de breng- en haalmomenten van jongeren zo dat het mogelijk is om 1,5 meter afstand te houden tussen volwassenen.
• Laat indien noodzakelijk, jongeren door één volwassene halen of brengen, dus zonder extra volwassenen of kinderen.
• Haal- en brengmomenten zijn kort. Informatie over een jongere kan bijv. via de digitale weg of telefonisch om dit niet uitgebreid te hoeven bespreken tijdens het brengen en halen.
• Voor iedereen van 13 jaar en ouder adviseren we het dragen van een mondkapje tijdens verplaatsingen.
• Beperk het contact tussen jongeren uit verschillende groepen, tussen jongeren en volwassenen en tussen ouders onderling zoveel mogelijk. Denk hierbij aan:
o In etappes brengen van jongeren en/of maximum aantal ouders tegelijk
o Het aanbrengen van lijnen (of andere afbakening) waarachter ouders (buiten) moeten wachten
o Let op dat ouders (buiten) ook 1,5 meter afstand houden

Tijdens de activiteit:
• Tussen vrijwilligers en jongeren moet onderling moet 1,5 meter afstand bewaard worden.
• De jongeren hoeven onderling geen afstand te houden.
• Als een jongere elk jaar hooikoorts heeft of chronisch verkouden is, dan is dit bekend bij de ouder(s) van de jongere. De jongere mag dan gewoon deelnemen aan de georganiseerde activiteiten. Neem bij twijfel contact op met de ouder(s).
• Openen, sluiten en andere momenten waarbij je dichter op elkaar staat, doe je nu ook met 1,5 meter afstand, of sla je over.
• Bekijk de mogelijkheid om vriendjes en vriendinnetjes (niet-leden) deel te laten nemen.